Paperless Office – next step

Seit Jahren versuche ich das Paperless Office umzusetzen. Bisher mit mittelmäßigem Erfolg.
Die Frage die ich in letzter Zeit des öfteren lese ist: Warum soll man ein papierlosese Büro einrichten?

Nun ich bin nicht selbständig tätig, mein Arbeitgeber schickt mir so gut wie nichts in Papierform, aber dennoch möchte ich gerne schnell und einfach auf meine Unterlagen zugreifen können. Egal wo ich mich gerade befinde.

Dieser zweite Satz „Egal wo ich mich gerade befinde“ ist mein Antrieb und auch gleich mein verderben.
In so gut wie jedem Blog oder Buch, liest man wie toll dies mit Evernote funktioniert. Evernote ist sicherlich ein geniales Programm, die Funktionen lassen fast keine Wünsche offen. Aber es gibt für mich einen sehr, sehr großen Haken: Die Daten befinden sich in der Cloud. Dies ist zumindest für mich ein no-go.

Daher suchte ich Alternativen.

Bei der Software habe ich es mit DevonTHINK Office Pro, Yep und iDocument auf dem Mac versucht und mit ELO und PaperPort unter Windows (man sieht ich meine es wirklich ernst – vielleicht schon etwas verrückt, immerhin schlägt ELO Office mit knapp 300,- EUR zu Buche).

Bei all diesen Produkten finde ich immer wieder einen Haken.

Daher dachte ich mir ich fange die Sache von der falschen Seite an. Nicht erst die Software, sondern erst die Methode, den Weg, den ich verwenden will definieren. Software schränkt hier definitv ein (falls jemand zu den genannten Produkten einen Vergleich will, kann ich gerne was dazu schreiben, ansonsten verweise ich auf die tausend andere Webseiten, die Reviews zu den Produkten geschrieben haben).

Also habe ich das Buch Paperless von David Sparks gelesen. Ich habe alte Bekannte gefunden, Evernote, Yep, etc. aber eben auch was ich auch schon erkannt habe. Der Weg ist entscheident.

Was man beachten sollte

Fangen wir mit einer einfachen Zusammenfassung an:

  • Dokument scannen
  • Dokument benennen
  • Dokument ablegen

Total einfach. Und dafür habe ich sehr viel Zeit verbraucht 😉
Aber es ist leider nicht alles so einfach, wie es sich liest, alles hat einen gewissen Aufwand.

Dokument scannen

Hier kann ich mich nur Herrn Sparks anschließen (und auch den unzähligen anderen Autoren von Paperless Office Artikeln). Fujitsu ScanSnap ist echt ein spitzen Teil.
Ich hatte bis vor wenigen Wochen nur einen Canon PIXMA MX850 All-In-One, immerhin mit Einzelblatt Einzug. Aber mein neuer Fujitsu ScanSnap S1300i ist wesentlich schneller, passt besser neben meinen Rechner, die Software schafft es sogar schief eingescannte Dokumente auszurichten, alles in allem empfehlenswert. (An der Stelle will ich anmerken, dass bei mir diese viel hervorgehobene Funktion des erkennens leerer Seiten nicht so gut funktioniert, vielleicht liegt es daran, dass ich meist Briefe bekommen die zweimal gefaltet sind, damit sie in normale Umschläge passen und alle anderen nur A4 Umschläge geschickt bekommen)
Also auf dem ScanSnap eine Taste drücken und sofort wird die Seite gescannt, je nach Einstellung mittels OCR „gelesen“ und ebenso einstellbar gespeichert. Ich lasse jedes Dokument durch den OCR Prozess rennen, man weiss ja nie wofür man es braucht. Als Standard habe ich mich dazu entschlossen jedes Dokument einfach mit einer fortlaufenden Nummer zu speichern. Dabei werden alle Seiten die in einem Scanvorgang erfasst werden, als ein Dokument gespeichert.
Am Ende des Tages habe ich dann x Dokumente die einfach „Scan1.pdf“… „ScanX.pdf“ heißen.

Dokumente benennen

Da meine Ausgangsnamen nicht wirklich sprechend und wenig informativ sind, muss hier noch was nachbearbeitet werden.
Bisher hatte ich meine Dokumente immer so benannt, dass sie mit dem Datum der Dokumentenerstellung (also das Datum auf dem Brief) begonnen haben, gefolgt von Absender/Empfänger und einer Kurzbeschreibung, z.B. 20120301 RWE – Rechnung.pdf. Die Idee war ja schon mal nicht schlecht, aber ich muss Herrn Sparks auch hier recht geben, nicht sehr gut lesbar. Ich habe mir also die Mühe gemacht, und dies geändert. Meine neue Schreibweise ist: 2012-03-01 – rwe – rechnung.pdf. Kein großer Unterschied, aber wesentlich besser lesbar, muss ich zugeben. Ich folge auch dem Rat alles in Kleinbuchstaben zu schreiben, die Groß-/Kleinschreibung bringt hier keinen Gewinn, aber bei der Verarbeitung tut man sich so leichter.
Was auch für mich neu ist, ich habe – warum auch immer – Dokumente die ich per Mail bekomme, bisher immer 1:1 gespeichert, statt diese ebenso umzubenennen und in meine Notation zu überführen.
Nebenbei will ich hier erwähnen, dass David Sparks und auch andere hier immer auf das Tool TextExpander verweisen, um die Umbenennung zu vereinfachen (aber da bin ich noch nicht ganz einverstanden).

Dokumente ablegen

Nach jetzt alle Dokumente einen sprechenden Namen haben, geht es um die Frage der Ablage. Bisher habe ich mich hier immer durch Tools steuern lassen und vielleicht durch meine Fotosammlung. Derzeit habe ich noch alles nach Datum sortiert, was totaler Schwachsinn ist. Wenn ich einen Brief von meinem Energieversorger suche, dann interessiert mich nur zweitrangig, wann ich den bekommen habe und ich suche mir den Wolf, bis ich anhand des Datums im richtigen Dateiordner gelandet bin (Spotlight Suche hat mich bisher vor der echten Suche bewahrt). Wenn ich nun ein Tool, wie z.B. DevonTHINK verwende, speichert dies alle meine PDF Dokumente in eine interne Datenbank, damit kann ich sie mit Bordmitteln wirklich nur via DevonTHINK anschauen (daher ist dieses Tool bei mir rausgeflogen). Yep lässt auf Wunsch die Dateien wo sie sind, aber die „Datenbank“ wird lokal gespeichert (warum dies ein Problem ist kommt noch).
Unterm Strich will ich Tool unabhängig bleiben, denn wie auch Herr Blatter in seinem Blog schreibt, wer weiss was morgen mit dem Hersteller eines Produkt passiert, oder vielleicht mag ich die Plattform, die ich heute benutze morgen nicht mehr.
Daher lieber eine sinnvolle Ordernerstruktur aufbauen. Dazu rate ich sich mit einem MindMapping Tool eine schöne Übersicht zu erstellen und darauf basierend die Ordner anlegen.

Warum dieser ewig lange Blogeintrag?

Nun, ich habe jetzt einen Scanner. Ich habe mir Gedanken gemacht, wie ich die Dateien benenne. Hoffentlich hab ich auch eine schöne und sinnvolle Ordnerstruktur für meine Dokumente angelegt.
Aber die Methode, wie ich zu dem allem komme, die ist noch offen!
Darum wird es hier in dem Blog unter anderem gehen. Ich bastle mir mein Tool, mit dem ich direkt nach dem Scannen die Dokumente benenne (möglichst automatisch, dank OCR), und welches aufgrund des Namens vielleicht direkt die Dokumente an die gewünschte Stelle legt. Aber vor allem, liegen die Daten in keiner lokalen Datenbank oder in einer Cloud, sie liegen in meinem Fall auf einem von mir betriebenen NAS, welches ein einfaches Sync anbietet, damit alle meine Rechner, egal ob Desktop oder Notebook, die letzte Version dabei haben.
Wenn dieses Tool auch noch eine integrierte Suche hat und einen einfachen Viewer, ja dann bin ich schon glücklich… vielleicht schaffe ich es ja auch noch zu einem Webviewer, aber ich will meine ZIele nicht zu hoch stecken… erstmal kleine Brötchen backen.
Erste Funktion: PDF umbenennen, möglichst Kontext getrieben.
Ahja, das Tool sollte Quelloffen sein, also wenn ich den Betrieb einstelle, sollte man es dennoch weiter pflegen können 😉

3 Gedanken zu „Paperless Office – next step“

  1. Hi,
    interessanter Blog Eintrag zum Thema papierloses Büro. Es gibt ja derzeit immer mehr Ansätze dazu – jeder davon mit seinen eigenen Vor- und Nachteilen.

    Du schreibst zwar dass du Cloud ausschließt – aber auch wenn alle Daten sicher in Deutschland liegen? Vielleicht findest du ja eine Minute um dir fileee, https://www.fileee.com anzuschauen. Alle möglichen Importwege + automatische Klassifizierung würde schonmal zu einer weiteren großen Zeitersparnis führen!

    Lg Johannes (Disclaimer – bin Mitbegründer von fileee)

    1. Hallo Johannes,
      ich habe mir die Seite angeschaut, sieht sehr interessant und ansprechend aus. Für mich bleibt aber die Frage, warum muss so ein Service in der Cloud laufen, dabei spielt es für mich als Einzelperson keine Rolle, in welchem Land sich diese Cloud befindet.
      Die letzten Tage bin ich auch über eine andere Lösung gestolpert, doo – bestimmt bekannt. Hier haben wir wieder das „Problem“, dass es keinen lokalen Sync gibt.
      Ich verstehe ja, dass jedes Unternehmen lieber monatliche Einnahmen, als einen einmalig Betrag bekommt. Aber dennoch sehe ich es als kritisch, wenn ich die Unterlagen digital außerhalb meiner vier Wände aufbewahre. Als Einzelperson (oder Familie), bin ich zu „langweilig“, als dass ein Hacker sich die Mühe macht, um meinen lokalen Server zu hacken (es gibt dies allerdings natürlich auch).
      Aber mal Hand aufs Herz, würdest du alle deine Unterlagen (Steuer, Gehaltstreifen, Arztbriefe, usw.) in die Hände eines Unternehmens geben, welches dir nicht gehört? Ich will keinem etwas böses unterstellen, aber man liest dann doch zu oft von einem Backdoor oder Easteregg. Welches ein Entwickler eingebaut hat, um doch an der Sicherheitsabfrage vorbeizukommen.
      Dennoch macht fileee einen extrem guten Eindruck, die Erfassung von Dokumenten macht nahezu Spaß. Die Daten im Dokument auszuwählen und dann zu übernehmen geht leicht von der Hand, super umgesetzt. So stell ich mir ein solches Produkt vor (da kann doo noch ein bisserl dran arbeiten). Was mir fehlt ist klar 😉
      Aber euch mal soweit viel Erfolg, vielleicht überleg ich mir es noch mal mit der Cloud in Deutschland.

      Michael

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